提升严谨性的上下对应关系

一份报告的主题是“2021年采购部优化流程结构，实现降本增效”，该主题的关键词语有“优化流程”“降本”“增效”，这几个关键词语可以作为下一层级的内容（见图2-7）。

图2-7　2021年采购部优化流程结构，实现降本增效金字塔结构图

G的下一层分别是“优化审批流程”“加快谈判节奏，降低集采单价”“提高采购成单效率”。

2021年，采购部做得最突出的工作是优化采购的前期审批流程，具体措施是“减少纸质材料的签字环节”和“限定每个流程环节的时限”。如果某一环节的负责人没有在规定时限给出审批意见、签字确认，则视为工作可以进入下一流程。

通过这样的调整，采购部改变了内部流程拖沓冗繁的作风，与供应商的谈判节奏明显加快，从而让更有实力的供应商入围，这些供应商为了竞标成功，在价格战中竞争激烈，这也为我方降低采购成本提供了有利条件，结果是我方年均集采单价降低20%。

同时，因为谈判节奏加快，有些资质不全或者备货不足的供应商因难以达到我方采购要求而被筛掉，使得比价、谈判等环节的工作效率提高，采购人员平均工作效率提升30%。

我们可以看到，层级越向下，信息越详细，信息颗粒度越小。严格的上下对应，能让信息的逻辑结构更加严谨，条理更加清晰，事实支撑观点的效果更强。