1.3　制作合同书

合同书是两人或几人之间、两方或多方当事人之间在办理某事时，为了确定各自的权利和义务而订立的各自遵守的条文，并以书面方式呈现出的书面合同。下面以制作一份装饰设计合同为例，介绍如何使用样式设置文档格式，如何设置文档的页眉和页脚，如何设置页面背景格式，以及如何保护文档等知识。

1.3.1　创建与应用样式

样式是格式的集合，包括字体格式、段落格式、边框格式、图文框、语言和编号等，最终应用到文字上，表现为“某种特定身份的文字”（如大标题、小标题、正文、列表、页眉、目录等）。Word 2016中内置了多种样式可以直接套用，还可以创建新的样式。

样式在长篇文档的排版中非常有用，它可以系统化管理页面元素，快速同步与修改同级标题的格式，方便修改样式，建立文档目录等。

在Word 2016中，根据作用的对象不同，样式可以分为段落样式、字符样式、链接段落和字符样式、表格样式、列表样式5种类型。单击“样式”窗格下方的“新建样式”按钮，如下图（左）所示，在弹出的对话框中可以查看样式类型，如下图（右）所示。

其中，段落样式、字符样式、链接段落和字符样式为最常用的样式类型。在“样式”窗格中以不同的符号来表示样式类型，详见下表。

续表

1.创建样式

用户可以将当前的文本格式创建为新的样式，具体操作方法如下：

01　选择选项　1　将光标定位到文本中。2　单击“样式”下拉按钮。3　选择选项。

02　输入样式名称　弹出“根据格式化创建新样式”对话框，1　输入样式名称。2　单击按钮。

2.应用样式

下面将介绍如何将创建的样式应用到其他文本中，具体操作方法如下：

01　单击扩展按钮　将光标定位到文本中，在“样式”列表中可以看到目前所应用的样式。单击“样式”组右下角的扩展按钮。

02　应用样式　打开“样式”窗格，1　将光标定位到“第二条”文本中。2　在“样式”窗格中选择样式，即可应用该样式。采用同样的方法，为其他条目文本应用样式。

1.3.2　修改样式

若要对样式进行修改，可以通过“修改样式”对话框或更新样式来实现，下面将进行详细介绍。

1.通过“修改样式”对话框修改样式

在“修改样式”对话框中修改样式的具体操作方法如下：

01　选择命令　1　在“样式”窗格中右击样式。2　选择命令。

02　选择选项　弹出“修改样式”对话框，1　在“格式”选项区中设置字体格式。2　在左下方单击下拉按钮。3　选择选项。

03　单击按钮　弹出“编号和项目符号”对话框，单击按钮。

04　设置编号格式　弹出“定义新编号格式”对话框，1　选择编号样式。2　在“编号格式”文本框中的编号前后分别输入文本。3　单击按钮。

05　选择编号格式　返回“编号和项目符号”对话框，1　选择自定义的编号格式。2　单击按钮。

06　确认应用设置　返回“修改样式”对话框，在“预览”图示中查看样式效果，单击按钮。

07　查看编号效果　此时在各条目前都将添加自动编号。

08　设置查找与替换　按【Ctrl+H】组合键，打开“查找和替换”对话框。1　选中“使用通配符”复选框。2　在“查找内容”文本框中输入“第？条？？”。3　在“替换为”文本中设置为无。4　单击按钮。

09　查看删除效果　此时即可将原来手动输入的条目编号全部删除。

2.快速更新样式

若要修改样式，还可通过修改样式文本的格式，通过更新样式来实现，具体操作方法如下：

01　单击扩展按钮　1　在条目文本中定位光标。2　单击“段落”组右下角的扩展按钮。

02　设置段落格式　弹出“段落”对话框，1　在“大纲级别”下拉列表框中选择“3级”选项。2　设置左缩进1字符。3　单击按钮。

03　更新样式　1　在“样式”窗格中右击“条目”样式。2　选择命令。

04　查看更新样式效果　此时即可更新“条目”样式，所有应用了“条目”样式的文本格式都将发生改变。打开“导航”窗格，在“标题”选项卡下可以看到各条目标题。

高手技巧

若将样式设置为自动更新，则在修改样式文本格式后，所有应用了该样式的文本格式将自动更改。方法为：在“修改样式”对话框中选中“自动更新”复选框。

1.3.3　编辑页眉和页脚

大多书籍或杂志页面的顶部或底部都会有一些特定的信息，如页码、书名、章名和出版信息等，一般称它们为文档的页眉和页脚。在页眉或页脚中可以显示页码、章节题目、作者名字或其他信息，还可以显示一些特殊的效果（如文档中的水印等）。下面将详细介绍如何在文档中插入页眉和页脚。

1.编辑页眉文字

下面在合同书的页眉位置输入公司名称并设置格式，具体操作方法如下：

01　自定义页边距　在标尺的灰色区域双击打开“页面设置”对话框，1　设置页边距参数。2　单击按钮。

02　双击　在文档的页眉位置双击。

03　编辑页眉文字　输入页眉文字，并设置右对齐。1　选中页眉文本。2　在“段落”组中单击“边框”下拉按钮。3　选择选项。

04　设置边框样式　弹出“边框和底纹”对话框，1　设置边框样式、颜色及宽度等参数。2　在“预览”图示的下边框位置单击应用边框样式。3　单击按钮。

05　查看页眉文字边框效果　此时即可查看页眉文字边框效果。

06　设置页眉顶端距离　1　选择选项卡。2　在“位置”组中设置“页眉顶端距离”为2厘米。

高手技巧

在“设计”选项卡下单击“文档信息”下拉按钮，在弹出的列表中可添加文件名、文件路径、文档标题、文档属性等信息。

2.插入并裁剪图片

在文档的页眉中还可以插入图片，下面将公司Logo图片插入页眉中，具体操作方法如下：

01　单击“裁剪”按钮　1　在页眉中插入图片并右击。2　在弹出的浮动工具栏中单击“裁剪”按钮。

02　裁剪图片　进入图片裁剪状态，拖动裁剪框调整裁剪范围。

03　设置文字环绕　1　单击图片右上方的“布局选项”按钮。2　选择“浮于文字上方”选项。

04　调整图片　调整图片的大小和位置。

3.插入页码

使用Word 2016提供的页码库可以轻松地在文档的页眉或页脚位置插入页码，具体操作方法如下：

01　选择页码样式　1　在选项卡下单击“页码”下拉按钮。2　选择选项。3　选择所需的页码样式。

02　设置页码字体格式　此时即可在文档中插入页码。1　选中页码。2　在“字体”组中设置字体格式。

1.3.4　设置页面背景格式

Word 2016提供了多种美化文档页面的功能，如添加水印效果、设置页面背景、添加页面边框等，下面将分别进行介绍。

1.添加文字水印

水印效果类似于一种页面背景，但水印中的内容大多是文档所有者名称等信息。Word 2016提供了图片与文字两种水印，用户可以自定义水印效果，具体操作方法如下：

01　选择“自定义水印”选项　1　选择选项卡。2　在“页面背景”组中单击“水印”下拉按钮。3　选择选项。

02　自定义文字水印　弹出“水印”对话框，1　选中“文字水印”单选按钮。2　输入水印文字。3　设置文字水印的格式。4　单击按钮。

03　查看文字水印效果　此时即可在文档中查看自定义的文字水印效果。

04　编辑水印　在页面的页眉位置双击，进入页眉和页脚编辑状态。选中文字水印，可根据需要移动水印位置或进行旋转，完成后双击正文位置。

2.添加图片水印

除了添加文字水印外，还可以使用图片水印。下面将介绍如何为文档设置图片水印，具体操作方法如下：

01　插入图片　进入页眉和页脚编辑状态，插入图片，并调整图片的大小和位置。

02　冲蚀图片　1　选择选项卡。2　在“调整”组中单击下拉按钮。3　在“重新着色”样式中选择“冲蚀”样式。

3.设置背景颜色

用户可以根据需要为文档内容添加背景色，也可为整个页面设置背景色，具体操作方法如下：

01　选择形状　进入页眉和页脚编辑状态，1　选择选项卡。2　在“插图”组中单击“形状”下拉按钮。3　选择“矩形”形状。

02　设置形状无轮廓　拖动鼠标绘制矩形，1　选择选项卡。2　在“形状样式”组中单击“形状轮廓”下拉按钮。3　选择选项。

03　设置填充颜色　1　单击“形状填充”下拉按钮。2　选择所需的颜色。

04　查看背景颜色效果　双击正文位置，关闭页眉和页脚，查看背景颜色效果。

高手技巧

在 选项卡下单击“页面颜色”下拉按钮，选择 选项，在弹出的对话框中可以设置“渐变”、“图案”、“纹理”或“图片”背景。

4.添加页面边框

对于文档中特殊的页面，可以根据需要在其周围添加边框。用户可以自定义页面边框样式，具体操作方法如下：

01　单击“页面边框”按钮　1　选择选项卡。2　在“页面背景”组中单击“页面边框”按钮。

02　设置页面边框样式　弹出“边框和底纹”对话框，1　在“艺术型”下拉列表框中选择边框类型。2　设置宽度为12磅。3　单击按钮。

03　设置边距　弹出“边框和底纹选项”对话框，1　设置页面边框距页边的距离。2　单击按钮。

04　查看页面边框效果　此时即可查看为文档添加艺术型边框后的页面效果。

1.3.5　保护文档

对于一些重要的文档，为了防止别人对文档进行更改，或在不允许别人随便查看的情况下，可以对文档进行保护。在Word 2016中可以通过限制编辑与添加密码来保护文档，下面将进行详细介绍。

1.限制文档编辑

为了防止文档的阅读者随便对文档进行修改，可以对文档进行限制编辑的操作。在限制时，可以设置限制编辑格式或内容，具体操作方法如下：

01　单击“限制编辑”按钮　1　选择选项卡。2　在“保护”组中单击“限制编辑”按钮。

02　选择编辑限制选项　打开“限制编辑”窗格，1　在“2.编辑限制”区域内选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框。2　选择选项。

03　设置例外项　1　选中要设置为可编辑的文本。2　在“例外项”｜“组”选项区选中“每个人”复选框。

04　启动强制保护　在“限制编辑”窗格下方单击按钮。

05　设置保护密码　弹出“启动强制保护”对话框，1　输入保护密码。2　单击按钮。

06　查看限制编辑效果　此时，当用户尝试编辑文档时将弹出“限制编辑”窗格，而设置为“例外项”的文本则可以进行编辑修改。

2.加密文档

对于敏感或机密的文档，可以对文档进行加密，以防止其他人随意查看。加密文档的具体操作方法如下：

01　选择“用密码进行加密”选项　选择选项卡，1　在左侧选择选项。2　单击“保护文档”下拉按钮。3　选择“用密码进行加密”选项。

02　输入密码　弹出“加密文档”对话框，1　输入密码。2　单击按钮。

03　确认密码　1　重新输入密码。2　单击按钮。

04　查看加密效果　重新打开文档，将弹出“密码”对话框，1　输入正确的密码。2　单击按钮，才能打开文档。

高手技巧

若要清除文档密码，可再次打开“加密文档”对话框，清除其中的密码，单击 按钮即可。