三、活动的实施

企业组织一场大型活动需要投入大量人力和财力，而且面临很多困难和挑战，要想最大限度地保证企业的投入能够收到有效回报，避免不必要的浪费和潜在的风险，作为活动组织方要了解活动实施的步骤，掌握每个步骤的核心要素，做好活动策划方案，并且以强大的统筹掌控能力，保证活动按照步骤有序地实施。下面介绍一般企业活动的实施步骤。一般活动的实施步骤如图3-1所示。

1．活动的策划

做一份组织活动的策划方案本身并不难，关键在于要了解企业的现状、摸清企业负责人的想法，审时度势地分析和策划，才能保证方案的可行性和有效性。在实际工作中，最忌讳的是活动策划人过于执着自己的想法，对形势洞察不清，所提方案与企业负责人的想法南辕北辙。活动策划的主要项目包括：

（1）活动目的和主题：企业举办的每项活动都有一定的目的，作为组织者必须明确活动的目的并将其总结凝练成活动的主题。这样在活动策划、组织和实施过程中就能够围绕这个目的和主题展开工作。不至于活动组织者和参与者偏离既定方向。

（2）活动的组织者和参与者：主要是确定该项活动由谁来组织，谁来参加。组织者的确定与上一节“活动的组织团队”有关。而参与者就要视活动的内容和针对范围来确定了。

（3）活动的时间和地点：活动的时间和地点比较容易确定，主要是活动时间选择时，要考虑企业生产经营情况及天气状况等；而活动地点选择时，要考虑参与者如何前往活动地点及路途中人员的组织秩序。

（4）活动的内容和日程安排：这是策划方案的重点，主要是确定活动项目、日程安排、餐饮安排、住宿安排等。这里需要组织者尽量征求各方面的意见，反复地修改和完善，保证活动的可操作性。

（5）活动的执行和注意事项：这里主要是明确组织活动过程中的人员分工及执行力度，确保活动能够按照日程安排进行。另外还包括活动期间的注意事项，如活动纪律、财物安全、人身安全、物资准备等。

2．活动的审批

活动组织者若想确保策划的方案顺利通过审批，就要在策划的过程中与企业负责人保持密切的沟通。随时了解企业负责人的需求及意见，及时地完善和修补方案，这样才能保证方案不会大规模修改，争取一次过关。另外，在与企业负责人的沟通过程中，组织者还可以有意识地了解一些其他信息，这些信息对于活动的顺利开展同样很重要。

（1）活动的基调：企业的活动到底应该大张旗鼓地宣传呢，还是要尽量低调温和，这与企业特点和领导风格直接相关。虽然活动方案上不会体现这一点，但这些对于活动的成功举办一样非常重要。

（2）调整的空间：为了应对活动期间的突发情况，保证活动顺利进行。活动组织者有必要提前了解到企业负责人能够给予自己的调整空间，比如活动项目临时变动、活动费用突然增减等。这样就避免了活动期间事事都要汇报，或者活动结束后遭到批评。

（3）领导的安排：这里的领导安排是指单独针对重点人物的行程安排，比如说，某位领导因特殊情况，对饮食、住宿、休闲等方面有什么特别要求等。

（4）可支配资源：组织一场大型活动，肯定要调配资源、抽调人手。当有些资源超越组织者的职权范围时，最好事先征得老板的同意，这样才能取得先机、避免争执，为活动的顺利实施铺平道路。

3．活动的准备

活动策划方案审批完毕，就进入到了活动的准备阶段。此时活动负责人有必要召集参与活动的工作人员开一个筹备会议。公布活动的主题、时间、地点、项目内容等，并做出明确的责任分工，确保每项准备工作都能按时完成。表3-1给出的是某项活动责任分工表。

4．活动的协调

在准备工作分派完成后，活动负责人避免陷入某项具体事务的处理中，要把自己抽身出来，站在全局的角度监控每项任务的进展情况。当一项任务遇到困难时，活动负责人要及时发现，快速处理，避免任务陷入停顿状态，影响到整个活动的进行。

5．准备工作的落实

这里是指在组织活动进入到执行阶段前，要对活动的所有准备工作重新检查落实，必须做到万无一失。这就要求活动负责人越是时间紧迫，越要思路清晰、沉着冷静。

6．活动的执行

进入到活动的执行阶段，参与者和组织者的境况就完全不同了。对于参与者只是按照活动的既定流程按部就班地进行即可，相对比较容易；而对于组织者就要忙前忙后地协调活动的进展、监督参与者的执行情况、随时解答参与者的疑问、及时排除困难和障碍等，相对要辛苦很多。

7．活动的总结

等活动结束后，员工们回到各自的工作岗位。活动负责人还要做好活动的收尾工作，包括：活动的后期宣传、活动的总结、工作人员的慰问等。

（1）后期宣传：企业举办一次活动都希望能够最大限度发挥活动的附加价值，比如说，通过积极正面的舆论宣传，提升企业形象、树立员工信心、建设企业文化等。组织者可以在公告栏上张贴活动的宣传海报；也可以在企业网站上开一个活动专栏；还可以通过VCR或幻灯片进行展示等。

（2）活动总结：活动过程中肯定存在一些优点和不足，作为组织者要善于将活动中的优点进一步发扬光大，应用到下次活动中去；而对于不足要吸取教训，要想办法克服或改正，避免再次发生。

（3）活动慰问：组织一场活动，离不开幕后辛辛苦苦的工作人员。这些工作人员往往都顶着很大的压力服务全程，却享受不到活动的快乐。作为活动负责人要尽量为这些工作人员争取一点纪念品或其他福利，以此作为企业对他们辛苦付出的慰问。

案例16

某企业组织全体员工外出旅游，出发前，行政部负责人安排行政助理收齐员工的身份证，这样在员工游玩时，行政助理就可以先到酒店办理入住手续，员工游玩结束后就可即刻入住酒店。到达旅游地，行政助理顺利办理完房卡后返回了员工队伍，协助组织活动的秩序。到游玩结束打算回酒店时，行政助理发现装有员工身份证和房卡的包不见了。这下可糟了，全部员工的身份证如果都丢失了，后果不堪设想。还好最后终于在旅游大巴车上找到了行政助理的包，结束了一场虚惊。

分析：组织活动中人多手杂，重要物资不应该集中在一个人的手里，即使万不得已需要找人保管，这名保管人也必须要做到“物不离身”。通过这个案例，大家应该能够理解工作人员在活动中的那份责任了。