第三节 财务制度

有了健全的内部控制系统，不仅可以规范企业行为，还能使各个部门运作起来更流畅、更有效率，可谓好处多多。而建立、健全财务制度，既能保证会计有章可循，又能使财务工作井然有序，对企业资金灵活周转、生产经营正常运行，起到规范的作用。

有一个集团，它财务管理制度有20多万字。从组织管理到基础工作，从财务预测到财务分析，几乎面面俱到。小企业没必要写得那么详细，但一定要有具体内容，不能模棱两可，让人无所适从，不好执行。

结合小企业的特点，应该制定下面这些管理制度。

一、行政上的审批制度

一些大中型企业，年初都有财务预算，尤其是费用支出，都会参照以往的支出制定出本年的标准。

小企业因为人少事情也少，不一定写那么细致，至少要有个计划。什么该买什么不该买，应该买的买多少，能制定出价格更好。

买回来的物品要验收后再发放，费用报销要有审批制度，最好是老板一支笔签字。

（一）财务审批权限

如果企业规模够大，可以给予财务经理一定的审批权限，比如2000元以下的差旅费、办公费、水电费等，一来说明你信任财务经理；二来你可以有更多的时间和精力做大事情。为了加强管理，平时你可以抽查，以监督财务经理的执行情况。

（二）请款的程序

企业每个月都会有支出，都要花钱。这些钱由不同的部门不同的人去办理，应该制定请款程序，否则就乱套了。

首先应该由费用支出部门提申请或者打借据，经部门经理确认签字；然后让主管会计审核签字，总经理审批；最后出纳员付款。

（三）费用报销程序

跟请款的程序差不多，先由经手人在发票的后面签字，或者在粘贴票据上签字，经部门经理确认签字、主管会计审核、总经理审批；最后到出纳那里报销。

通过层层把关，一是把责任落实到人头；二是互相有牵制作用。

（四）费用报销标准

费用报销标准，包括办公费用的标准、业务员的出差补助标准、员工福利待遇标准、交通补贴等，可以根据企业的具体情况制定。

有的企业差旅费比较多，最好制定出统一的标准——什么样的地区给什么标准的补助；招待费比较多的，也制定标准——什么样的客户给予什么样的待遇。这样员工执行起来就有章可循了。

二、经营上的手续制度

虽然是经营上的，但是跟财务也密切相关，包括材料的采购、产品的销售、货款的收回等制度。

（一）采购制度

采购人员既要保证材料供应，又不能积压库存，这样可以减少资金占用，加速资金周转。

购入的材料要验收合格后再办理入库手续，入库单及时送到财务部门，办理货款结算业务。目的是加强采购员的责任心，杜绝不合格货物入场。

（二）销售制度

销售人员依据销售合同到财务部门开具销售发票，然后办理出库手续，发货时要有发货人和客户的签字，发货后保管员把出库单返给财务部。

销售人员及时回收货款，尽量不赊货。这一点很重要，因为长期拖欠货款，会增加企业的资金成本。比如你有贷款，要支付利息，如果货款回笼得快，可能就不用贷款了。

（三）保管制度

不管是商业还是工业还是建筑业，都有外购的货物，购入的材料一定要验收后办理入库手续。一是为了严防不合格物品入库；二是防止监守自盗。

保管员对库里的材料要做到先入先出，出库时要由领用人签字，知道材料的去向，财务才能准确地处理账务。到了月末，保管员要与财务部门核对库存，发现损坏或者减量的问题及时汇报处理。

有的企业保管员不负责任，再加上会计不懂财产清查，有时候一年半载都不对一次账，一对就出现一个大窟窿，造成的损失都由老板买单。

要知道：没有损失，也是盈利。

三、财务上的管理制度

财务上的事情要根据相关的法规来制定。

（一）现金管理制度

库存里的现金一般用于企业发放工资、支付差旅费、零星费用开支等。借现金和报销费用都要有相关责任人签字，每天库存里不能超过银行要求的金额，避免出现被盗等意外情况。

有的企业愿意找亲戚当出纳，或者老板娘就是出纳员，不信任外人。其实健全财务制度也可以防止出纳员趁机作案。出纳员支出的记账凭证要由会计审核，后面都附有相应的票据；现金日记账和银行存款日记账要与会计的总账核对，银行存款日记账还要与银行对账单核对。都是有制约关系的。

（二）支票管理制度

支票可以由出纳员保管，但是大小印鉴必须由会计和出纳两人分别保管，以防私自开票。

按规定不应该开空白支票，如果是特殊情况，也要把“收款人”填上，把金额限制在一定额度，这样比较好把握一点，不然丢失后损失就大了。

不能开远期发票，避免出现空头现象，一旦空头是要被罚款的，因为开空头支票属于“空手套白狼”行为，有欺诈的嫌疑。

这两个概念别弄混了：

空白支票——支票上盖了大小印鉴，其他什么也不填。这样的支票，可以把钱转到任何一个账户，可以随便填钱，只要你的账户有足够的金钱。

空头支票——银行账户里没有钱，会计不知道，还往外开支票。银行认为你是有意诈骗，因此会被罚款。

支票一旦丢失，损失应由责任人赔偿。

（三）电算管理制度

现在企业基本都使用财务软件了，这跟以往的手工记账有差别。首先，记账工具变成了电脑，电脑要有人操作、维护，以确保安全、无故障；其次，要做好财务数据的保密工作，防止有人恶意修改和删除；最后，对处理完的账务要及时打印、装订，归档保管。

（四）发票管理制度

现在发票有很多种，比如销售发票，比如一般纳税人由税控机开的增值税专用发票，也有小规模纳税人开的机打发票，也有部分手工开票的，还有定额发票等。不管什么发票，都要由专人领购、填开和保管。

一般纳税人对发票的控制要求比较严格，有税控系统看管着，但也要注意人为的失职。记住不能转借、转让或代开、虚开发票，否则会涉嫌犯罪。开错的发票要马上标注“作废”字样，收好备查。出现事故，要当事人负责。

（五）档案管理制度

这里主要指财务档案，包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件，还有存储在计算机里的会计数据，要保存好存储介质。有条件的最好由专人装订和保管，尽量不许任何人携带档案外出。

（六）会计交接制度

财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办理交接手续。办交接的时候，要由财务部长或者总经理监交。

上述内容只是框架和说明，制定的时候，要根据企业的情况，再细致一些、具体一些。

制度归制度，执行归执行，二者分家可不行，不能让制度贴在墙上当画看，那就失去意义了。企业至少要有配套的奖惩制度，国家法律还分行政处分和刑事处罚呢，企业也要奖罚分明。最后，就看你的执行力度了。

英老板看到这里，联想自己的企业，哪有什么规章制度啊，都是口头要求。原来财务上的制度还有那么多的说法啊，明天我要加强管制。

这时英老板的手机响了，是一个哥们儿招呼他晚上出去喝酒。

他说不行啊，前段时间因为一连五天醉醺醺地回家，太太都抗议了，现在还跟我冷战呢。

那家伙还真通情达理，问：“你要太太还是要朋友？”

放下电话，英老板有点犯愁，要太太还是要朋友？这还真是个问题。转念一想，我还要健康呢！不能再喝了，再喝就废了。身体垮了，什么太太啊朋友啊，到时候都分不清谁是谁就麻烦了。

走，回家！

英老板把书带上，把门锁好，在院子里巡视了一圈儿，开车回家了。心想，在财务的路上，我才刚起步。